Im amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen sind Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich eingetragen, die ihre Eignung für öffentliche Aufträge gegenüber den Industrie- und Handelskammern bzw. den von ihnen getragenen Auftragsberatungsstellen nachgewiesen haben.

Das Verzeichnis enthält IHK-Betriebe, Mischbetriebe, Handwerksunternehmen und freiberuflich Tätige.

Die gebührenpflichtige Eintragung ins amtliche Verzeichnis setzt eine Präqualifizierung voraus, denn nur geeignete Unternehmen, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen, können ins amtliche Verzeichnis eingetragen werden.

Unternehmen sparen durch eine Eintragung erheblich an Kosten und Zeit. Öffentliche Auftraggeber können sicher sein, dass eine seriöse Überprüfung erfolgte und somit gute Angebote nicht wegen fehlerhafter Eignungsnachweise ausgeschlossen werden müssen.

Die Unternehmen erhalten durch die Eintragung in das amtliche Verzeichnis eine rechtssichere Position in Form einer Eignungsvermutung, die bei der Beteiligung an öffentlichen Aufträgen im Inland oder in anderen EU-Mitgliedstaaten benötigt wird.

Das AVPQ leistet einen Beitrag zur Vereinfachung des Vergaberechts sowohl für Unternehmen als auch für öffentliche Auftraggeber und dient dem Bürokratieabbau, da hierdurch die mehrfache Einreichung derselben Unterlagen - bei jeder einzelnen Ausschreibung - vermieden wird. Stattdessen müssen diese Unterlagen nur einmal jährlich eingereicht werden.

Das Antragsverfahren soll weiter digitalisiert werden.

Bundesrecht

Da die Eintragung in das Verzeichnis für die Betriebe nicht verpflichtend ist, deckt das Verzeichnis nur einen bestimmten Teil der Liefer- und Dienstleistungsunternehmen ab.
Die Angaben zu den einzelnen Einträgen sind vollständig und auch vollständig geprüft, da ohne Vollständigkeit keine Eintragung erfolgt.

Unternehmen reichen grundsätzlich einmal im Jahr bei der PQ-Stelle, die für ihren (Haupt-)Betriebssitz zuständig ist, die vorgesehenen Dokumente nach der Liste der Eignungsnachweise zur Vorprüfung ein. Nach abschließender Prüfung durch die zuständige IHK wird das Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen.

Aus der Internet-Datenbank ist die Gültigkeit des Zertifikats ersichtlich. Rechtzeitig vor Ablauf des Gültigkeitsdatums fordert die Präqualifizierungsstelle für die IHK das Unternehmen zur Aktualisierung der Einzelnachweise auf. Kommt das Unternehmen dem nicht nach, wird es automatisch aus der Datenbank gelöscht.

Sofern sich innerhalb des Jahres, für das das Zertifikat gültig ist, an den Eignungskriterien beim Unternehmen etwas ändert, ist dieses zur Mitteilung verpflichtet. Diese Änderungen werden dann eingetragen, sofern sie keine Auswirkung auf die Präqualifikation haben. Entfällt hingegen eine Präqualifikationsvoraussetzung, wird das Unternehmen aus dem Verzeichnis gelöscht.

Bund

Das amtliche Verzeichnis wird von der DIHK (Körperschaft des öffentlichen Rechts) als gemeinsame verzeichnisführende Stelle der Industrie- und Handelskammern, geführt.

Über die Aufnahme ins Verzeichnis entscheidet die zuständige IHK.

Das Verzeichnis wird technisch bei der IHK GfI gehostet.

Teilweise

Das Verzeichnis ist bedingt öffentlich zugänglich.

Zugriffberechtigt (Recherchemöglichkeit) bezüglich des Namens jedes präqualifizierten Unternehmens ist jedermann.

Zugriffsberechtigt auf die Eignungsnachweise hingegen ist nur das eingetragene Unternehmen selbst sowie jeder öffentliche Auftraggeber, dem das präqualifizierte Unternehmen seine Zertifikatsnummer und den Zugangscode im Rahmen der Beteiligung an einer öffentlichen Ausschreibung mitteilt. Darüber hinaus haben die jeweiligen Präqualifizierungsstellen und die eintragenden Industrie- und Handelskammern Zugriffsberechtigung.

Die Daten werden durch das Unternehmen geliefert, teils durch Dateneingabe im Rahmen des Online-Antrags, teils schickt das Unternehmen Dokumente als PDF oder in Papierform. Letztere werden durch die jeweilige Präqualifizierungsstelle in die Datenbank hochgeladen.

Im Zuge der OZG-Umstellung werden künftig alle Dokumente durch das Unternehmen im Rahmen der Online-Antragstellung hochgeladen werden können.

Ausgehend findet keine regelmäßige Übermittlung statt. Allerdings erfolgt vor jeder Eintragung eines Unternehmens eine automatisierte Abfrage über eine Schnittstelle an das Wettbewerbsregister, ob das antragstellende Unternehmen dort eingetragen ist oder nicht (Ja/Nein-Abfrage); sofern eine Eintragung im Wettbewerbsregister vorliegt, findet keine Eintragung des Unternehmens im AVPQ statt.

Die Verzeichnisdaten werden für die Überprüfung der Eignungsvoraussetzungen im Vergabeverfahren öffentlicher Aufträge genutzt. Soweit die Registerdaten für jedermann zugänglich sind (Rechercheoption), kann jedermann nach dem Namen eines Unternehmens oder nach Branchen/Dienstleistungen suchen, ob und welche Unternehmen präqualifiziert sind (z. B. für Markterkundung im Vorfeld von beschränkten Ausschreibungen).

Ausnahmetatbestände des § 12a EGovG: Die Eignungsnachweise des Unternehmens unterfallen größtenteils dem Schutz des Betriebs- und Geschäftsgeheimnisses. Lediglich der Unternehmensname und die Branche sind öffentlich zugänglich und recherchierbar. Daher ist der Datenbestand nicht Open-Data-tauglich.

Es erfolgt keine Verwendung von standardisierten Austauschformaten. Tätigkeitsbeschreibungen werden gemäß CPV-2008 kodiert.