Gesetzliche Ebene

Gesetzlich

Rechtsgrundlagen

§ 39 Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG)
Darlehens-Verordnung (DarlehensV)
Einkommens-Verordnung (BAföG-EinkommensV)

Internetauftritt, Flyer, weitere Quellen

Qualität

Die für die Rückzahlung erforderlichen Daten werden durch die Ämter für Ausbildungsförderung übermittelt. Erforderliche Daten werden als Pflichtangaben bei der Datenübernahme kontrolliert. Bei Anträgen der Darlehensnehmenden, die Einfluss auf die Rückzahlung der Darlehensschuld haben, werden die erforderlichen Daten bei der Online-Antragstellung durch Pflichtangaben gefordert, bei schriftlichen oder mündlichen Anträgen wird die Vollständigkeit bei der Bearbeitung überprüft.
Bei der elektronischen Datenübernahme findet ein Plausibilitätscheck statt, nur vollständige Datensätze werden übernommen; Mängel müssen durch den Übersender korrigiert werden.

Periodizität und Aktualität

Die Daten werden nur solange gespeichert, wie es zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder folgende Aufbewahrungsfristen eine weitere Speicherung verlangen: bei allen Staatsdarlehen ist die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre (Aufbewahrungsbestimmungen gem. VV-ZBR BHO -Stand 11/2017- Nr. 4.7.5). Nach Ablauf von 10 Jahren, werden die Daten nach vollständiger Tilgung gelöscht.

Vergleichbare Verwaltungsebene

Bund

Zuständigkeiten

Das BVA ist für die Verwaltung und den Einzug der BAföG-Darlehen zuständig.
Die zuständige Bundeskasse nimmt die Aufgaben der Kasse beim Einzug der Darlehen und deren Anmahnung für das BVA wahr.

Technisch werden die Daten im Auftrag des BVA vom ITZBund verarbeitet.

Zugriffsbeschränkung

Der Zugriff ist beschränkt.

Zugriffsberechtigungen

Darlehensnehmende und deren Bevollmächtigte oder Betreuende, ggf. auch Außenstehende können über das Informationsfreiheitsgesetz im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen auf Registerdaten zugreifen. Darlehensnehmende können über BAföG-online mit Ausweisfunktion (Download-Funktion) Daten einsehen oder erhalten Daten durch Papierkopien bzw. CD-Versand.
Berechtigungen für externe Stellen ergeben sich aus § 25 SGB X, DS-GVO bzw. IFG. Allerdings werden personenbezogene Daten im Rahmen des IFG nur den Darlehensnehmenden bzw. deren Bevollmächtigten zur Verfügung gestellt.

Die Übermittlung der für den Einzug des Darlehens erforderlichen Daten an die Bundeskasse erfolgt über eine elektronische Schnittstelle. Zum Abgleich der Rückzahlungsdaten mit der KfW bei gleichzeitigem Bezug von Bankdarlehen nach § 18c BAföG i.d.F. vom 31. August 2019 erfolgt über elektronischen Datenaustausch. Daten zu Vollstreckungsaufträgen an das Hauptzollamt werden ebenfalls über elektronische Schnittstelle übertragen. Für Abfrage der Anschrift bei Anschriftenermittlungen werden die hierfür erforderlichen Daten per Portalzugriff an die Einwohnermeldeämter bzw. an die Deutsche Rentenversicherung übertragen. Weitere Datenauskünfte erfolgen ausschließlich postalisch.

Datenlieferungen (eingehend / ausgehend)

Die Ämter für Ausbildungsförderung stellen nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres bis zum 31. März dem BVA die für die Zinsberechnung und den Darlehenseinzug erforderlichen Daten zur Verfügung. Für die Übermittlung gelten die Bestimmungen der Darlehens-Übermittlungsregelung. Die Daten werden in der Regel elektronisch zur Verfügung gestellt. In Ausnahmefällen werden Einzeldatensätze per Papierbeleg zur manuellen Datenübernahme übersendet.
Von den Darlehensnehmenden können Datenänderung über das Online-Portal (Stammdatenänderung), schriftlich und mündlich übersendet werden. Bei Übermittlung über das Online-Portal werden die Daten nach einer Plausibilitätsprüfung automatisiert übernommen.

Verwendung der Registerdaten

Aus den Registerdaten werden regelmäßig und zusätzlich auf Anforderung Auswertungen für statistische Zwecke erstellt. Diese dienen zur Steuerung der Bearbeitungsprozesse, der Haushalts- und Rechnungslegung, der Entwicklungsbeobachtung sowie als Grundlage für Gesetzesänderungen. Empfängerinnen und Empfänger sind neben den internen Steuerungsebenen im Rahmen der Berichterstattung als Fachaufsicht im Bundesministerium für Bildung und Forschung.

Datenbanken und Schnittstellen

Zur Datenhaltung wird eine Oracle Datenbank genutzt.

Schnittstellen: REST, SOAP (zukünftig wird auf SOAP verzichtet).

Technische Standards

Standards zum Datenaustausch:

Implementierte Schnittstellen sind DAVOS 3.4 (wird durch 4.0 abgelöst)für Vollstreckungsaufträge sowie F15Z für Datenübermittlung mit der Bundeskasse.
Die Übermittlung von Daten mit der KfW und den Bundesländern erfolgt anhand von Dateienaustausch. Mit Anbindung an das IDA-Verfahren wird der Standard xBasisdaten eingeführt.

Der elektronische Datenaustausch erfolgt durch strukturierte txt-Dateien; Datensatzbeschreibungen werden durch Empfänger und Versender vorher verbindlich festgelegt.

Standards zur Datenhaltung: PDF, DOC, CSV, XML, TXT.

Portale, Fachanwendungen und Anbieter

Zur Bearbeitung der Daten werden die Fachanwendungen eBAföG und FAVORIT verwendet.

Den Darlehensnehmenden steht das Online-Portal BAföG-online, u. a. auch zur Stammdatenänderung, zur Verfügung. Ein automatisierter Datenabruf findet aktuell noch nicht statt. Zum Abruf von Meldeadressen wird einerseits auf das Meldeportal NRW zugegriffen sowie ein Zugang zur DRV genutzt.