Allgemeines
Beschreibung
Bei den örtlichen und überörtlichen Trägern der Sozialhilfe werden personenbezogene Daten über Empfängerinnen und Empfänger von Hilfe zum Lebensunterhalt nach dem Zwölften Sozialgesetzbuch (SGB XII) für Fach- und Statistikzwecke gehalten.
Zweck und Zielsetzung der Registerführung
Die Datenbestände der Hilfe zum Lebensunterhalt sind Vorgangsdaten, die zur Leistungsfeststellung und -gewährung erhoben und gespeichert werden.
Kontext der Registerführung und -nutzung
Hilfe zum Lebensunterhalt ist an Personen zu leisten, die ihren notwendigen Lebensunterhalt nicht oder nicht ausreichend aus eigenen Kräften und Mitteln, insbesondere aus ihrem Einkommen und Vermögen, bestreiten können und keinen Anspruch auf existenzsichernde Leistungen nach dem SGB II oder auf Grundsicherung im Alter und bei voller Erwerbsminderung auf Dauer nach dem SGB XII haben.
Absehbare Entwicklungen, geplanter Ausbau
Als federführendes Bundesland für den OZG-Themenbereich „Arbeit & Ruhestand“ hat Nordrhein-Westfalen die Sozialplattform in Betrieb genommen (derzeit in der Beta-Version, Stand September 2022), die als bundesweites Angebot der Sozialbehörden für digitalisierte Sozialleistungen für Bürgerinnen und Bürger zentrale Anlaufstelle werden soll. Die Digitalisierung des Antragsverfahrens für Leistungen der Hilfe zum Lebensunterhalt ist derzeit für ausgewählte Kommunen implementiert, wird jedoch im Zuge der OZG-Umsetzung bundesweit ausgeweitet.
In Berlin und teils Bayern ist die Einführung der E-Akte geplant, in Hamburg bereits in Umsetzung.
Die Datenbestände der Hilfe zum Lebensunterhalt sind als ein für die OZG-Umsetzung relevantes Verwaltungsregister im Registermodernisierungsgesetz identifiziert. Daher wird die steuerliche Identifikationsnummer künftig als zusätzliches eindeutiges Ordnungsmerkmal eingeführt bzw. verwendet, um die Zuordnung und den Abgleich von Datensätzen einer Person im Zusammenhang mit der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.
Gesetzliche Ebene
Gesetzlich
Rechtsgrundlagen
Drittes Kapitel Sozialgesetzbuch Zwölftes Buch (SGB XII)
Inhalt des Registers
Informationsobjekte (Einheiten, über die Daten geführt werden)
Empfänger von Hilfe zum LebensunterhaltMerkmale und weitere Details
Objekt-ID
1851898
Klassifikation
Personen
Beschreibung
Die Daten sind ebenfalls für die verheiratete oder verpartnerte Person (eingetragene Lebenspartnerschaft / eheähnliche Gemeinschaft) bzw. die in einem Haushalt lebende zweite antragstellende Person zu erfassen.
Merkmale
Familienname
Merkmals-ID
1849252
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Amtliches Ausweisdokument / Meldebescheinigung / Auszug aus dem Melderegister
Periodizität / Aktualität
Einmalig und nach Änderungsmitteilung
Geburtsname
Merkmals-ID
1849254
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Amtliches Ausweisdokument / Meldebescheinigung / Geburtsurkunde
Periodizität / Aktualität
Einmalig und nach Änderungsmitteilung
Vorname
Merkmals-ID
1849256
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Amtliches Ausweisdokument / Geburtsurkunde
Periodizität / Aktualität
Einmalig und nach Änderungsmitteilung
Geschlecht
Merkmals-ID
1849258
Beschreibung
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Amtliches Ausweisdokument / Geburtsurkunde
Periodizität / Aktualität
Einmalig und nach Änderungsmitteilung
Anschrift
Merkmals-ID
1849260
Beschreibung
Vollständige Anschrift mit Straße, Straßenzusatz, Hausnummer, Hausnummernzusatz Postleitzahl und Ort, Ortsteil und ggf. Gemeindekennziffer, Bundesland
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Amtliches Ausweisdokument / Melderegister / Meldebestätigung / Mietvertrag / Vermieterbescheinigung
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach Änderungsmitteilung
Telefonnummer
Merkmals-ID
1849262
Optionalität
Angabe freiwillig
Quelle
Angaben im Antrag / Vertrag Telefonanbieter
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach Änderungsmitteilung
Geburtsdatum
Merkmals-ID
1849264
Beschreibung
Geburtsdatum in Form von TT.MM.JJJJ
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Amtliches Ausweisdokument / Geburtsurkunde / Meldebescheinigung
Periodizität / Aktualität
Einmalig bei Antragstellung
Geburtsort
Merkmals-ID
1849266
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Amtliches Ausweisdokument / Geburtsurkunde
Periodizität / Aktualität
Einmalig bei Antragstellung
Familienstand
Merkmals-ID
1849268
Beschreibung
Angabe, ob jemand ledig, verheiratet, geschieden oder verwitwet ist oder eine entsprechende Rechtsstellung bezüglich einer Lebenspartnerschaft besteht
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Amtliches Ausweisdokument / Heiratsurkunde / Eheurkunde / Scheidungsurteil / Sterbeurkunde / Auszug aus dem Melderegister
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Haushaltsvorstand
Merkmals-ID
1849176
Beschreibung
Bezeichnet dasjenige Mitglied eines Privathaushalts, das den größten finanziellen Beitrag zum Haushaltseinkommen leistet.
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern und Baden-Württemberg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Einkommensnachweise
Periodizität / Aktualität
Einmalig und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Staatsangehörigkeit
Merkmals-ID
1849270
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Amtliches Ausweisdokument / Identitätsdokument
Periodizität / Aktualität
Einmalig bei Antragstellung und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Aufenthaltsrechtlicher Status
Merkmals-ID
1849272
Beschreibung
Angabe nach und mit welchem Recht sich eine ausländische Person in Deutschland aufhält (ggf. mit Zeitangabe). Inländer haben kraft Natur der Sache ein Aufenthaltsrecht im Inland und unterfallen nicht dem Aufenthaltsrecht.
Wird standardmäßig nicht in Mecklenburg-Vorpommern und Baden-Württemberg erfasst.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Ausweisdokument / Aufenthaltstitel / Aufenthaltsgenehmigung
Periodizität / Aktualität
Einmalig bei Antragstellung / anlassbezogen nach Änderungsmitteilung und bei Befristung Überprüfung nach Zeitablauf
Spätaussiedler
Merkmals-ID
1849178
Beschreibung
Nachkommen von Deutschen, die durch ein spezielles Aufnahmeverfahren ihren Aufenthalt in Deutschland begründet haben.
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern; keine Erfassung in Sachsen-Anhalt. Optionale Erfassung in Hamburg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Bescheid / Ausweisdokumente / Bescheinigung nach § 15 BVFG
Periodizität / Aktualität
Einmalig bei Antragstellung und bei Befristung Überprüfung nach Zeitablauf
Betreuer
Merkmals-ID
1849274
Beschreibung
Gesetzlicher Vertreter von Volljährigen, die für ihre eigenen Angelegenheiten ganz oder teilweise nicht oder nicht ausreichend sorgen können und damit einer Betreuung bedürfen.
Angabe des Namens und der Anschrift des Betreuers.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Betreuerausweis / Betreuerurkunde / gerichtliche Bestellung
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach Änderungsmitteilung
Leben in stationärer Einrichtung
Merkmals-ID
1849180
Beschreibung
Stationäre Einrichtungen im Sinne von § 13 SGB XII, wie z. B. stationäres Pflegeheim und Angabe des vorherigen gewöhnlichen Aufenthalts sowie Prüfung der finanziellen Bedürftigkeit und einer mindestens des Pflegegrads 2 entsprechenden Pflegebedürftigkeit.
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Gutachten des medizinischen Dienstes / Pflegebescheid / Heimvertrag / Melderegister
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Bezug von Sozialhilfeleistungen
Merkmals-ID
1849230
Beschreibung
Angabe, ob bereits Sozialhilfeleistungen bezogen worden sind.
Wird nicht standardmäßig in Bayern, Niedersachsen, Mecklenburg-Vorpommern, Baden-Württemberg und Hessen erfasst.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Bescheid des Sozialleistungsträgers / Angaben im Antrag
Periodizität / Aktualität
Anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Angaben zu leiblichen Kindern / Adoptivkindern / geschiedenen Ehepartnern oder Lebenspartnern
Merkmals-ID
1849232
Beschreibung
Verwandtschaftsverhältnis / Name, Vorname / Geburtsdatum / Anschrift / Beruf; Angabe erfolgt auch zu getrennt lebenden Ehepartnern oder Lebenspartnern.
Quelle
Geburtsurkunden / Adoptionsbescheinigungen / Urteile / Familienstammbücher / Melderegisterauskunft
Periodizität / Aktualität
Anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Unterhaltsansprüche
Merkmals-ID
1849182
Beschreibung
Bezeichnet den Betrag, den der Unterhaltsberechtigte zum Zwecke der Bestreitung seines Lebensbedarfs von dem Unterhaltspflichtigen verlangen kann.
Keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern und Hessen.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Unterhaltstitel / Urteile / Bescheide
Periodizität / Aktualität
Einmalig und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Anzahl der Personen in der Wohnung
Merkmals-ID
1849276
Beschreibung
Ermittlung der in einer Wohnung lebenden Personen und Ermittlung, ob gemeinsam gewirtschaftet wird.
Keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern, Hessen und Niedersachsen.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Antrag / Mietvertrag / Mietbescheinigung / Melderegister
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Wohnfläche
Merkmals-ID
1849278
Beschreibung
Keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Mietvertrag / Mietbescheinigung / Angaben im Antrag
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Gesamtkosten der Unterkunft
Merkmals-ID
1849280
Beschreibung
Keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Mietvertrag / Mietbescheinigung / Kontoauszüge / Abschlagspläne
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Kaltmiete der Unterkunft
Merkmals-ID
1849282
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Mietvertrag / Mietbescheinigung / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Nebenkosten der Unterkunft
Merkmals-ID
1849284
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Mietvertrag / Mietbescheinigung / Nebenkostenabrechnungen / Abschlagspläne / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Kosten für Haushaltsstrom
Merkmals-ID
1849234
Beschreibung
Angabe, ob in den angegebenen Beträgen auch Kosten für den Haushaltsstrom enthalten sind. Wenn ja, Angabe der Höhe in Euro.
Keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern und Hessen. Keine Erfassung in Sachsen-Anhalt.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Mietvertrag / Mietbescheinigung / Abschlagspläne / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Warmwasserbereitung
Merkmals-ID
1849286
Beschreibung
Angabe, ob in den angegebenen Beträgen auch Kosten für die Warmwasserbereitung enthalten sind. Wenn ja, Angabe der Höhe in Euro.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Mietvertrag / Mietbescheinigung / Abschlagspläne / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Einnahmen aus Untervermietung
Merkmals-ID
1849288
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Untermietvertrag / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Mietrückstände
Merkmals-ID
1849236
Beschreibung
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern und Mecklenburg-Vorpommern. Keine Erfassung in Sachsen-Anhalt.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Bescheinigung des Vermieters
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Heizungskosten der Unterkunft
Merkmals-ID
1849290
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Mietvertrag / Mietbescheinigung / Heizkostenabrechnung / Abschlagspläne / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Haus- / Wohnungseigentum
Merkmals-ID
1849184
Beschreibung
Falls Haus- / Wohnungseigentum selbst bewohnt wird, ist eine Aufstellung über die Kosten und Belastungen anzugeben.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Grundbuch / Verträge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Angaben zum Mehrbedarf
Merkmals-ID
1849186
Beschreibung
Schwerbehindertenausweis, Schwangerschaft, alleinerziehend sowie krankheits- oder behinderungsbedingte kostenaufwändige Ernährung
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Schwerbehindertenausweis / Mutterpass / Atteste / weitere Nachweise
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach Änderungsmitteilung
Kranken- und Pflegeversicherung
Merkmals-ID
1849188
Beschreibung
Angabe der Versicherungsnummer sowie die Höhe des monatlichen Beitrags.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Nachweise der Krankenkasse / Pflegekasse
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Krankenversicherungsverhältnis
Merkmals-ID
1849238
Beschreibung
Gesetzlich / privat / freiwillig / beihilfeberechtigt
Wird in Bayern nicht flächendeckend erfasst.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Antrag / Rentenbescheid / Mitgliedsbescheinigungen der KV / PV
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Anschrift des Dienstherren
Merkmals-ID
1849240
Beschreibung
Angabe der Anschrift des Dienstherren, sofern Beihilfeberechtigung besteht.
Keine standardmäßige Erfassung in Schleswig-Holstein, Hamburg, Hessen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Mecklenburg-Vorpommern und Bayern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Nachweis der Beihilfestelle
Periodizität / Aktualität
Einmalig und bei anlassbezogener Änderungsmitteilung
Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit
Merkmals-ID
1849292
Beschreibung
Erwerbseinkommen, Ausbildungsvergütung, Entgelt der WfbM
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Einkommensnachweise / Lohnabrechnung / Verdienstbescheinigung / Arbeitgeberbescheinigung / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Leistung der Krankenkasse
Merkmals-ID
1849190
Beschreibung
Einschließlich des Arbeitgeberzuschusses
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern und Mecklenburg-Vorpommern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Nachweise der Krankenkasse / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Einkommen aus sonstiger selbständiger Tätigkeit
Merkmals-ID
1849192
Beschreibung
Es erfolgt keine Erfassung in Schleswig-Holstein.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Steuerbescheid / Einkommensnachweise / Kontoauszüge / GuV
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Einkommen aus Vermietung oder Verpachtung
Merkmals-ID
1849294
Beschreibung
Soweit Grundeigentum besteht Angaben über Vermietung und Verpachtung in Euro
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Mietvertrag / Pachtvertrag / Steuerbescheid / Kontoauszüge / GuV
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Bezug von Wohngeld / Lastenzuschuss
Merkmals-ID
1849194
Beschreibung
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Wohngeldbescheid / Kontoauszüge / Datenabgleich (Bayern)
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Bezug von Renten / Pensionen
Merkmals-ID
1849196
Beschreibung
Rente wegen Erwerbsminderung, Alter, Unfall, landwirtschaftliches Altersgeld, Witwen- oder Waisenrente, Kinderzuschuss /-zulage, Pflegegeld zur Rente oder Werksrente
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Rentenbescheid / RAV / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und automatisiert über Rentenauskunftsverfahren
Leistungen der Grundsicherung für Arbeitssuchende
Merkmals-ID
1849198
Beschreibung
Keine standardmäßige Erfassung in Hessen, Mecklenburg-Vorpommern und Niedersachsen.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Bescheid des Jobcenters / Datenabgleich (Bayern)
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach Änderungsmitteilung / Änderung der Anspruchsvoraussetzung
Leistungen der Arbeitsförderung
Merkmals-ID
1849200
Beschreibung
Arbeitslosengeld, Eingliederungshilfe, Berufsausbildungsbeihilfe
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern, Niedersachsen und Hessen.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Leistungsbescheid der Agentur für Arbeit / Verträge / Datenabgleich (Bayern)
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Leistungen für Kinder
Merkmals-ID
1849202
Beschreibung
Kindergeld, Kinderzuschlag
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Kindergeldbescheid / Kontoauszug / Einkommensnachweise / Datenabgleich (Bayern)
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Ausbildungsförderung
Merkmals-ID
1849296
Beschreibung
Leistungen nach BAföG
Keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern und Niedersachsen
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
BAföG-Bescheid / Kontoauszug / Datenabgleich
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Unterhaltsleistungen
Merkmals-ID
1849204
Beschreibung
In der Regel Leistung des barunterhaltspflichtigen Elternteils
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Unterhaltstitel / Unterhaltsbescheid / Kontoauszug / Datenabgleich (Bayern) / Bescheide
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Privatrechtliche geldwerte Ansprüche
Merkmals-ID
1849206
Beschreibung
Beköstigung, Wohnrecht, Taschengeld, Leibrente, Pflegegeld
Keine Erfassung in Schleswig-Holstein und Hamburg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Bescheide / Notarurkunden / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Sonstige Einkünfte
Merkmals-ID
1849298
Beschreibung
Keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern; keine Erfassung in Schleswig-Holstein. Optionale Erfassung in Hamburg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Blindengeld
Merkmals-ID
1849300
Beschreibung
Nicht in Bremen, Hamburg und Sachsen erfasst; keine standardmäßige Erfassung in Niedersachsen, Mecklenburg-Vorpommern und Hessen
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Blindengeldbescheid / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Haftpflichtversicherung
Merkmals-ID
1849208
Beschreibung
Eine Schadenversicherung für die Abwehr von unberechtigten Schadensersatzansprüchen Dritter gegen den Versicherungsnehmer (§ 101 VVG) und die Freistellung des Versicherungsnehmers bei berechtigten Schadensersatzansprüchen des Geschädigten.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Versicherungsnachweis / Beitragsrechnung / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Hausratversicherung
Merkmals-ID
1849210
Beschreibung
Angaben zu Ausgaben für eine Hausratversicherung
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Versicherungsnachweis / Beitragsrechnung / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Sterbeversicherung
Merkmals-ID
1849214
Beschreibung
Angaben zu Ausgaben für eine Sterbeversicherung
Keine Erfassung in Hessen und Sachsen-Anhalt
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Versicherungsschein / Beitragsrechnung / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Altersvorsorgebeiträge
Merkmals-ID
1849212
Beschreibung
Angaben zu Ausgaben für eine Altersvorsorge
Nicht standardmäßig erfasst in Hessen; keine Erfassung in Sachsen
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Versicherungsschein / Beitragsrechnung / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Aufwendungen für Arbeitsmittel
Merkmals-ID
1849216
Beschreibung
Keine Erfassung in Hamburg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Quittungen / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Merkmals-ID
1849218
Beschreibung
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern; keine Erfassung in Bremen und Hamburg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Navigationsprogramme
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
Merkmals-ID
1849220
Beschreibung
Sowie zusätzliche Angabe der Kosten bei Nutzung eines Kraftfahrzeugs (Personenkraftwagen, Motorrad oder Mofa).
Keine standardmäßige Erfassung in Bayern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Beförderungsnachweise / Angaben im Antrag
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Höhe des Barvermögens
Merkmals-ID
1849302
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen, Sachsen-Anhalt und Sachsen; keine standardmäßige Erfassung in Hessen und Mecklenburg-Vorpommern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Höhe des Bank- und Sparguthabens
Merkmals-ID
1849304
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Hessen und Mecklenburg-Vorpommern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Kontoauszüge / Datenabgleich
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Wertpapiere
Merkmals-ID
1849306
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen, Hamburg und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Hessen und Mecklenburg-Vorpommern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Kontoauszüge / Depotauszüge / Datenabgleich
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Lebensversicherungen
Merkmals-ID
1849308
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Hessen und Mecklenburg-Vorpommern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Versicherungsschein / Auskunft zum aktuellen Rückkaufwert mit Überschussanteil / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Vermögen durch Hauseigentum
Merkmals-ID
1849310
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen; keine standardmäßige Erfassung in Hessen
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Grundbuchauszug / Verkehrswertgutachten / Kaufvertrag
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Sonstiger Grundbesitz
Merkmals-ID
1849312
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen; keine standardmäßige Erfassung in Bayern, Mecklenburg-Vorpommern und Hessen. Optionale Erfassung in Hamburg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Grundbuchauszug / Verkehrswertgutachten
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Kraftfahrzeuge
Merkmals-ID
1849314
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Bayern, Hessen und Mecklenburg-Vorpommern. Optionale Erfassung in Hamburg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Kaufvertrag / Kfz-Brief / Kfz-Schein / Datenabgleich
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Ansprüche aus Übertragungsverträgen
Merkmals-ID
1849316
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen und Hamburg; keine standardmäßige Erfassung in Bayern, Hessen und Mecklenburg-Vorpommern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Notarvertrag / Kontoauszüge / Grundbuchauszug
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Altersvorsorgebeiträge
Merkmals-ID
1849318
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen und Mecklenburg-Vorpommern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Versicherungsnachweise / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Sonstige Forderungen oder Ansprüche gegen Dritte
Merkmals-ID
1849222
Beschreibung
Keine Erfassung in Hessen, Sachsen und Bremen; keine standardmäßige Erfassung in Bayern und Mecklenburg-Vorpommern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Urkunden / Urteile / Kontoauszüge / Schuldscheine
Periodizität / Aktualität
Jährlich und bei anlassbezogener Änderungsmitteilung
Bausparverträge
Merkmals-ID
1849320
Beschreibung
Keine Erfassung in Hessen und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Bremen, Bayern und Mecklenburg-Vorpommern. Optionale Erfassung in Hamburg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Bausparnachweis / Bausparkontoauszug
Periodizität / Aktualität
Jährlich und bei anlassbezogener Änderungsmitteilung
Sonstige Vermögensgegenstände
Merkmals-ID
1849322
Beschreibung
Keine Erfassung in Bremen, Sachsen und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Bayern, Hessen und Mecklenburg-Vorpommern. Optionale Erfassung in Hamburg.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Besitzurkunden / Wertschätzungsgutachten
Periodizität / Aktualität
Jährlich und bei anlassbezogener Änderungsmitteilung
Vermögensübertragungen
Merkmals-ID
1849224
Beschreibung
Angabe, ob in den letzten 10 Jahren vor Antragstellung Vermögen auf andere Personen übertragen wurde.
Keine Erfassung in Bremen, Hamburg, Hessen, Sachsen und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Bayern und Mecklenburg-Vorpommern.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Notarurkunden / Kontoauszüge
Periodizität / Aktualität
Jährlich und bei anlassbezogener Änderungsmitteilung
Verlassen stationärer Einrichtung
Merkmals-ID
1849226
Beschreibung
Angabe, ob in den letzten zwei Monaten eine stationäre Einrichtung verlassen wurde.
Keine Erfassung in Sachsen und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Bayern, Mecklenburg-Vorpommern und Hessen
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Entlassungsschein / Meldeauskunft
Periodizität / Aktualität
Einmalig und bei anlassbezogener Änderungsmitteilung
Einreise aus dem Ausland
Merkmals-ID
1849228
Beschreibung
Angabe, ob in den letzten zwei Monaten eine Einreise aus dem Ausland stattgefunden hat.
Keine Erfassung in Bremen, Hamburg, Hessen, Sachsen und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Bayern und Mecklenburg-Vorpommern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Meldeauskunft
Periodizität / Aktualität
Einmalig und bei anlassbezogener Änderungsmitteilung
Längerer Auslandsaufenthalt
Merkmals-ID
1849242
Beschreibung
Angabe, ob die antragstellenden Personen mehrere Jahre im Ausland gelebt haben, zusätzlich Angabe des Zeitraums und des Ortes.
Keine Erfassung in Bremen, Hessen und Sachsen; keine standardmäßige Erfassung in Bayern, Niedersachsen und Mecklenburg-Vorpommern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Meldeauskunft
Periodizität / Aktualität
Anlassbezogen
Bankverbindung
Merkmals-ID
1849324
Beschreibung
Angabe von: Geldinstitut, IBAN, Kontoinhaberin und -inhaber falls abweichend.
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Bankunterlagen
Periodizität / Aktualität
Einmalig und nach Änderungsmitteilung
Einschränkungen der Erwerbsfähigkeit
Merkmals-ID
1849244
Beschreibung
Keine Erfassung in Schleswig-Holstein und im Saarland; keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern und in Hessen
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Antrag / ärztliche Unterlagen / Bescheid des Rententrägers über Bestehen einer Erwerbsminderung
Periodizität / Aktualität
Anlassbezogen nach Änderungsmitteilung
Schulbesuch
Merkmals-ID
1849246
Beschreibung
Schulart / Schulabschluss
Keine Erfassung in Bremen, Hamburg und Sachsen-Anhalt; keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern, Bayern, Niedersachsen und Hessen
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Schulbescheinigung
Periodizität / Aktualität
Bei anlassbezogener Änderungsmitteilung
Berufsausbildung
Merkmals-ID
1849248
Beschreibung
Angabe des Berufs und des Abschlusses
Keine Erfassung in Hessen, Hamburg, Sachsen-Anhalt und im Saarland; keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern, Bayern und Bremen
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Zeugnisse / Urkunden
Periodizität / Aktualität
Einmalig und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Sozialversicherungspflichtige Arbeitsverhältnisse
Merkmals-ID
1849250
Beschreibung
Angabe der letzten Arbeitsverhältnisse
Keine Erfassung in Bremen, Hessen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Saarland; keine standardmäßige Erfassung in Mecklenburg-Vorpommern und Bayern
Optionalität
Angabe verpflichtend
Quelle
Angaben im Antrag / Zeugnisse / Verdienstbescheinigung
Periodizität / Aktualität
Bei Antragstellung und nach anlassbezogener Änderungsmitteilung
Qualität
Für die Auszahlung von Leistungsansprüchen ist ein vollständiger Datensatz Voraussetzung, demnach ist der Datenbestand in Bezug auf Pflichtfelder, die für eine Leistungsgewährung der Leistungen nach dem SGB XII auszufüllen sind, vollständig. Freiwillige Angaben (z. B. Telefonnummer) können lückenhaft sein. Der Großteil der erhobenen Daten ist durch entsprechende Belege nachzuweisen.
Eine Plausibilisierung der Daten findet innerhalb der Fachanwendung und im Rahmen der Statistikmeldungen statt.
Periodizität und Aktualität
Die Daten werden bei Antragstellung erstmalig, dann fortlaufend erfasst und anlassbezogen aktualisiert. Darüber hinaus findet eine Aktualisierung der Daten im Kontext von Weiterbewilligungsanträgen, in der Regel nach Ablauf des Bewilligungszeitraums, statt.
Seitens der registerführenden Stelle werden gesetzlich definierte Werte aktualisiert (z. B. Höhe der Regelsätze). Darüber hinaus erfolgt eine Änderung über den quartalsweisen Datenabgleich nach § 118 SGB XII.
In der Regel werden die Daten zehn Jahre nach Ende der Hilfegewährung gelöscht.
Für Hamburg gilt für Fälle, die geschlossen werden, eine Aufbewahrungsfrist, bevor diese gelöscht werden. Liegen keine kassenrechtlichen Maßnahmen vor, so ist die Aufbewahrungsfrist ein Jahr - beginnend ab den 01. Januar des Folgejahres nach Schließung der Akte. Liegen kassenrechtliche Maßnahmen (Aufgaben oder Einnahmen) vor, so ist die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre - beginnend ab den 01. Januar des Folgejahres nach Schließung der Akte.
Administrative Registerführung
Vergleichbare Verwaltungsebene
Kommunal
Zuständigkeiten
Die Datenbestände der Hilfe zum Lebensunterhalt werden inhaltlich-fachlich von den örtlichen und überörtlichen Sozialhilfeträgern verwaltet.
Die technische Datenhaltung erfolgt in der Regel eigenverantwortlich bzw. in eigenen, teils kommunalen IT-Rechenzentren.
Bremen und Hamburg haben das Hosting der Daten an Dataport übergeben.
Zugriffsbeschränkung
Der Zugriff ist beschränkt.
Zugriffsberechtigungen
Berechtigte Personen haben Anspruch auf Einsicht und Bestellen eines Auszuges nach § 25 SGB X. Für Gerichtsverfahren ist zudem die Übersendung der Akte an das Gericht vorgesehen. Soweit die registerführenden Stellen über eine elektronische Aktenführung verfügen, können die Leistungsakten digital für die Weitergabe aufbereitet und Aktenauszüge zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus besteht kein externes Zugriffsrecht.
Datenlieferungen (eingehend / ausgehend)
Der Dateneingang erfolgt über manuelle Erfassung aus den Antragsunterlagen (papiergebunden oder - in ausgewählten Kommunen - bereits elektronisch) in die jeweilige Fachanwendung.
Zur Verhinderung von Leistungsmissbrauch werden quartalsweise ausgewählte Daten über den Sozialhilfedatenabgleich gemäß § 118 SGB XII an die Vermittlungsstelle der DSRV per Web-Anwendung über ein personengebundenes zertifiziertes Anmeldeverfahren übermittelt, die ihrerseits Daten an die Auskunftsstellen (z. B. Bundesagentur für Arbeit, Rentenversicherungsträger, Bundeszentralamt für Steuern) weiterleitet.
Eine regelmäßige Übermittlung der Daten erfolgt an die Deutsche Rentenversicherung zum Abgleich mit den von dort gezahlten Renten (Rentenauskunftsverfahren).
Ferner erfolgt eine Übermittlung ausgewählter Daten nach § 122 Abs. 1 SGB XII in anonymisierter Form an die Statistischen Landesämter über den Core-Reporter oder eSTATISTIK.core. Hierfür wird in der Regel innerhalb der Fachanwendung eine CSV-Datei erzeugt.
Verwendung der Registerdaten
Darüber hinaus werden die Daten in anonymisierter Form für folgende Zwecke verwendet:
- Erstellung von Sozialberichten,
- Auswertungen zu bestimmten Fragestellungen der Ministerien,
- Beantwortung parlamentarischer kleiner und großer Anfragen,
- internes Berichtswesen und
- für die amtliche Statistik (Quartals- und Jahresendstatistik).
Technische Standards, Betrieb, Schnittstellen
Datenbanken und Schnittstellen
Folgende Datenbanken kommen zum Einsatz:
- Bayern: u. a. SQL und Oracle,
- Baden-Württemberg: SQL,
- Bremen: SQL,
- Hessen: SQL,
- Mecklenburg-Vorpommern: u. a. Oracle und SQL,
- Niedersachsen: u. a. SQL und Progess,
- Sachsen: Oracle,
- Sachsen-Anhalt: SQL,
- Thüringen: SQL, Oracle und Progress.
Folgende Schnittstellen sind implementiert:
- Bayern: zur DSRV, zum Kassensystem und Core-Reporter (Statistiklieferung) und zu BayBIS,
- Baden-Württemberg: vereinzelt bereits zum Core-Reporter, zur E-Akte oder zum Kassensystem,
- Hamburg: zur Rentenversicherung (RAV und Sozialhilfedatenabgleich), zum Kassensystem, zum Zulassungswesen (Kfz-Halter-Anfragen) sowie zum CCM bzgl. Krankenhilfeabrechnungen,
- Saarland: vereinzelt bestehen bereits Schnittstellen zur Rentenversicherung (RAV und Sozialhilfedatenabgleich),
- Sachsen: zum Core-Reporter,
- Schleswig-Holstein: zur E-Akte,
- Thüringen: vereinzelt zum Kassensystem.
Technische Standards
Standards für die Datenhaltung:
- Bayern: u. a. SQL, MS Word, MS Excel und PDF,
- Baden-Württemberg: SQL, PDF, ZIP und Office-Formate,
- Bremen: u. a. SQL,
- Hessen: u. a. SQL und PDF,
- Mecklenburg-Vorpommern: u. a. SQL,
- Niedersachsen: u. a. SQL, MS Excel und PDF,
- Nordrhein-Westfalen: MS Excel, PDF und TXT.
- Saarland: u. a. PDF, ZIP, MS Word und Excel,
- Sachsen-Anhalt: u. a. SQL, PDF, TXT,
- Schleswig-Holstein: MS Word, MS Excel, MS PPT und PDF.
- Thüringen: u. a. SQL, PDF, MS Excel, MS Word und BAK.
Standards für den Datenaustausch:
- Bayern: u. a. XML und CSV,
- Baden-Württemberg: XML, CSV, TXT und DAT,
- Hessen: u. a. XML, TXT und CSV,
- Mecklenburg-Vorpommern: u. a. XML und CSV,
- Niedersachsen: u. a. CSV und XML,
- Nordrhein-Westfalen: CSV,
- Saarland: u. a. CSV,
- Sachsen: CSV,
- Sachsen-Anhalt: u. a. XML, CSV, BEN,
- Schleswig-Holstein: CSV und XML,
- Thüringen: u. a. TXT, DAT, XML, CSV und XÖV.
In Schleswig-Holstein verfügen derzeit nicht alle registerführende Stellen über eine elektronische Aktenführung.
Portale, Fachanwendungen und Anbieter
Folgende Fachanwendungen kommen zum Einsatz:
- Bayern: OPEN/PROSOZ der Prosoz Herten GmbH, OK.SOZIUS und Open.Sozius.Ü der AKDB sowie LÄMMkom LISSA der Lämmerzahl GmbH,
- Baden-Württemberg: OPEN/PROSOZ und comp.ASS der prosozial GmbH,
- Berlin: OPEN/PROSOZ,
- Brandenburg: Fachsoftware der KDN.sozial,
- Bremen: OPEN/PROSOZ,
- Hamburg: OPEN/PROSOZ,
- Hessen: u. a. OPEN/PROSOZ und Care4 der INFOsys Kommunal GmbH.
- Mecklenburg-Vorpommern: LÄMMkom LISSA sowie OPEN/PROSOZ,
- Niedersachsen: u. a. LÄMMkom LISSA und comp.ASS,
- Nordrhein-Westfalen: u. a. OPEN/PROSOZ und die Fachsoftware der KDN.Sozial,
- Saarland: Care4 und OPEN/PROSOZ,
- Sachsen: OPEN/PROSOZ und die Fachsoftware der KDN.Sozial,
- Sachsen-Anhalt: u. a. Care4 und OPEN/PROSOZ,
- Schleswig-Holstein: OPEN/PROSOZ und LÄMMkom LISSA sowie
- Thüringen: LÄMMkom LISSA sowie OPEN/PROSOZ.
Bezug zur amtlichen Statistik
Bezug zur amtlichen Statistik
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Redaktioneller Stand: 16.10.2023
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