Was wird auf der VIP erfasst?

Die VIP bietet Informationen zu verschiedenen systematisch geführten Daten­beständen in der deutschen Verwaltung. Erfasst werden Daten­bestände, deren Führung auf einer gesetzlichen Grundlage auf EU-, Bundes- oder Landes­ebene basiert oder sich von einer solchen ableitet. Darüber hinaus soll es bundesweit hinreichend klar definierte Anforderungen an Inhalt, Struktur und Qualität der erfassten Daten geben und der Datenbestand muss regelmäßig gepflegt werden.

Im Zuge vieler gesetzlich vorgeschriebener Verwaltungs­vorgänge werden typischerweise Daten geführt, die aber häufig nicht explizit als Daten­bestände benannt werden. Diese Vorgangs­daten werden als Verwaltungsdatenbestände auf der VIP erfasst, wenn über eine gesamte Verwaltungs­ebene einheitlich definierte Standards an Inhalt, Struktur, Qualität und Aktualität der Daten vorliegen, etwa für elektronische Fach­anwendungen.

Auf der VIP wird der Begriff Register im weiteren Sinne verwendet. So wird der Begriff auf der VIP nicht nur für Register verwendet, die namentlich so benannt sind (bspw. das Eheregister), sondern dient auch als Oberbegriff für sonstige Verzeichnisse, Listen, Rollen, Kataster oder andere Verwaltungsdatenbestände. Im Kontext des Verwaltungs­handelns, also der Wahrnehmung von Verwaltungsaufgaben, werden Verwaltungs­daten und Register häufig als synonym angesehen, was keine abschließende Abgrenzung zulässt. Das Bundes­verwaltungs­amt nutzt beispielsweise folgende Definition: "Ein Register ist ein strukturiertes Verzeichnis und damit eine Form der standardisierten Dokumentation von Daten, die ein bestimmtes Merkmal verbindet." Das klassische Register­recht deckt nur einen sehr kleinen Teil der im Allgemeinen als Register verstandenen Daten­bestände ab. Register werden auf allen föderalen Ebenen und in allen Rechts­bereichen zu unterschiedlichen Zwecken geführt. Für die Register­führung können hierbei sowohl Akteure der unmittelbaren als auch der mittelbaren Bundes- und Landesverwaltung verantwortlich sein.

Auf der VIP werden zu keiner Zeit Echtdaten verarbeitet oder präsentiert. Die VIP beschreibt Daten­bestände ausschließlich anhand ihrer Metadaten. D. h. auf der VIP werden nicht die eigentlichen Daten eines Datenbestandes erfasst, sondern lediglich eine Beschreibung der Daten sowie allgemeine Informationen.

Aufbau der VIP

Kern der VIP sind die Profile zu den jeweiligen Verwaltungs­daten­beständen (Registerprofile). Dezentral geführte Daten­bestände werden dabei unter einem einzelnen Profil des Registertyps zusammengefasst. Auf mögliche Unterschiede in der Register­führung einzelner Stellen wird, sofern bekannt, hingewiesen. Der Anspruch der VIP ist das Vorhandensein von Daten in ganz Deutschland, somit beschränkt sie sich auf Informationen, welche auch bei dezentral geführten Registern bundesweit einheitlich oder nahezu einheitlich zutreffend sind.

Die Register­profile sind zweiteilig aufgebaut. Informationen zu den Registern werden in Textform anhand einzelner Kriterien präsentiert. Die Metadaten der Register, also die dort erfassten Merkmale, werden aufgelistet und sogenannten Informations­objekten zugeordnet. Diese dienen der besseren Einordnung der Merkmale bzw. der Dinge, die durch sie beschrieben werden, und existieren in dieser Form nicht in den tatsächlichen Daten­beständen. Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Im Register­profil zum Eheregister wird das Merkmal Tag der Eheschließung dem Informationsobjekt Ehen zugeordnet.

Eine Besonderheit der VIP ist, dass einzelne Merkmale mit mehreren Registern verknüpft werden können, falls diese dort jeweils in gleicher oder sehr ähnlicher Form vorliegen. Diese Verknüpfung ermöglicht es, im Rahmen der Suche eine Auflistung aller Register anzeigen zu lassen, die ein bestimmtes Merkmal beinhalten. Gleich bezeichnete Merkmale, die sich jedoch in z. B. ihrer Abgrenzung oder Quelle erkennbar unterscheiden, wurden jeweils einzeln angelegt. Eine solche Verknüpfung ist nur dann möglich, wenn die vorliegenden Informationen einen hohen Detailgrad aufweisen. Mit fortlaufender Weiter­entwicklung der VIP werden Abgrenzungen bzw. Verknüpfungen von Merkmalen schrittweise verbessert.